Con dấu doanh nghiệp là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Vậy pháp luật quy định về côn dấu như thế nào?
1. Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất
Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
2. Quy định về sử dụng con dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP
Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu. Điều này đồng nghĩa rằng các tài liệu như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi, nghị quyết, quyết định và biên bản họp không cần đóng dấu để có giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, như văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, vẫn phải tuân thủ quy định và đóng dấu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021 và thay thế Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Việc bãi bỏ một số thủ tục như thông báo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp và thông báo chào bán cổ phần riêng lẻ cũng giúp đơn giản hóa quy trình đăng ký kinh doanh.
3. Khi nào được thay đổi con dấu của doanh nghiệp?
Con dấu trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 bao gồm dấu được khắc tại cơ sở hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số, và nó phải tuân thủ quy định về giao dịch điện tử. Con dấu được coi là biểu tượng pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hoạt động sản xuất. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định và đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các văn bản, tài liệu nội bộ và công khai.
Những trường hợp cần thay đổi mẫu dấu của doanh nghiệp:
– Thay đổi tên doanh nghiệp.
– Thay đổi loại hình doanh nghiệp.
– Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp.
– Mất dấu hoặc dấu bị mờ, hỏng không thể tiếp tục sử dụng.
Trong những trường hợp trên, doanh nghiệp phải thay đổi con dấu để đồng bộ thông tin và đảm bảo tính pháp lý của các văn bản hoặc báo cáo.
