Khi ký kết hợp đồngg với tác, khách hàng việc đóng dấu là một phần quan trọng để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của các bên tham gia. Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật, bởi vậy doanh nghiệp cần chú ý đóng dấu theo quy cách. Sau đây là một số thông tin mà bạn cần lưu ý khi đóng dấu trên hợp đồng:
1. Lưu ý về cách đóng dấu
Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 có quy định về việc sử dụng con dấu và quy cách khi đóng dấu như sau:
– Đóng dấu rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, dùng mực dấu đỏ theo quy định.
– Đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái
– Văn bản hoặc phụ lục ban hành cùng với văn bản chính thức cần đóng dấu trang đầu, trùng lên một phần tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
– Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy phải do người đứng đầu tổ chức hoặc cơ quan quy định.
– Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc mép phải của phụ lục văn bản, đồng thời trùm một phần lên các tờ giấy.
– Mỗi dấu đóng tối đa số lượng 05 tờ văn bản.
Việc đóng dấu lên chữ ký tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện đóng dấu theo quy định này để đóng dấu đẹp và đúng quy cách.
2. Một số cách đóng dấu mà doanh nghiệp cần thực hiện trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp:
– Đóng dấu treo: thường đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
– Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Đóng dấu chữ ký:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Đóng giáp lai nhằm mục đích:
– Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
– Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.
Lưu ý: Dấu giáp lai được đóng chồng lên trên đường thẳng giữa các trang văn bản.
